日々の業務の中で会議やミーティングに費やす時間はどれぐらいですか？
JR東海エージェンシーの調査によると、会議一回あたりの平均所用時間は62,8分で、回数は1日あたり1~2回が平均です。また同資料の気になるデータとして、業績が下降している会社ほど会議の所要時間が長く、回数も多いと言う調査結果も出ています。
ミーティングの効率化が業務の効率化に直結することを考えれば不思議はありませんが、見方を変えれば、ミーティングの効率化という企業風土の変革を実施することで、その先に業務成績の向上が見えてくる、と言えるのかもしれません。
この記事では、ミーティングの目的や会議との違いなどを改めて確認しつつ、ミーティングを効果的に進めるためのポイントなどを解説していきます。
JR東海エージェンシーの調査によると、会議一回あたりの平均所用時間は62,8分で、回数は1日あたり1~2回が平均です。また同資料の気になるデータとして、業績が下降している会社ほど会議の所要時間が長く、回数も多いと言う調査結果も出ています。
ミーティングの効率化が業務の効率化に直結することを考えれば不思議はありませんが、見方を変えれば、ミーティングの効率化という企業風土の変革を実施することで、その先に業務成績の向上が見えてくる、と言えるのかもしれません。
この記事では、ミーティングの目的や会議との違いなどを改めて確認しつつ、ミーティングを効果的に進めるためのポイントなどを解説していきます。
ミーティングとは
ミーティングの基本的な意味
ミーティングとは、「集まって話し合いを行う」ことを意味する言葉です。
企業においては、次のような特徴を持つ打ち合わせのことをミーティングと呼ぶケースが多いでしょう。
- 現場のリーダーが主宰する
- 比較的少人数で行われる（２～5名前後）
- 比較的短時間（15～60分程度）
ミーティングの目的
ミーティングを行う目的として、大きく以下の4つが挙げられます。
ミーティングの目的①：意思決定する
一つ目の目的は「意思決定」です。
今後取るべきアクションなどの方向性を検討し、決定する場としてミーティングは活用されています。
ミーティングの目的②：情報を共有する
二つ目の目的は「情報を共有する」という点です。
現在の状況や今後の方針、進捗確認などといった情報を共有する際も、ミーティングは活用できるでしょう。
ミーティングの目的③：アイデアを出す
続いては「アイデアを出す」という目的です。
新たな営業戦略やサービス開発などのアイデア出しに、ブレインストーミングを中心としたミーティングを活用することができます。
ミーティングの目的④：問題や課題を深堀する
最後の目的として挙げられるのは、「問題や課題の深堀」です。
現在抱えている営業上の問題やメンバーが抱えている課題に対して、議論を尽くすことで深堀していく際にもミーティングは有用です。
ミーティングと会議の違いって何？
会議が主に方針や方向性を決める場であるのに対して、ミーティングは現場における具体策や進捗、日々の業務進行上の問題解決などを検討・決定する場です。
シンプルに色分けするなら、会議とは「ゴール」を決める場、ミーティングは「どうやってゴールに至るか」を都度話し合う場、と言えるのではないでしょうか。
その他、参加者の役職や人数、時間、議題などによって会議とミーティングの線引きをしているケースもあるでしょう。
とはいえ、厳密にミーティングと会議を区別することは難しく、会社や人によってミーティングと呼んだり会議と呼んだりする場合も多いでしょう。
ミーティング（会議）が無駄になる要因
最初に引用した調査結果によると、業績が下降している企業ほど会議の時間が長く、回数も多いことはすでに記載した通りです。業績の向上に役立たない、無駄な会議を行ってしまっているということです。
ここからはミーティング（会議）が無駄になる主な要因についてご紹介したいと思います。
ミーティングが無駄になる要因①：参加人数が多い
ミーティングの議題に直接関係のあるメンバーだけでなく、なぜ参加しているのかわからないメンバーが参加しているミーティングや会議があります。発言機会もなく、ただそこにいるだけの人の存在は、会議そのものにとって決して有益なものではありません。
ミーティングが無駄になる要因②：とにかく長い
事前にアジェンダが用意されていたり進行役がいたりすれば、会議はスムーズに無駄なく進みます。そうした会議では、会議の目的が果たされればそこで即終了となります。たとえば、進捗確認のミーティングであれば、メンバーの進捗状況が確認された時点で終了です。
しかし往々にして無駄な会議やミーティングでは、主目的が済んでいるのにだらだらと会話が続けられ、その後のおしゃべりが会議以上に時間を食ってしまうというケースもあります。会議をすることで仕事をした気になってしまっていますが、参加者の時間を無駄にしている時点で業務効率の悪化は避けられません。
ミーティングが無駄になる要因③：何も決まらない
意思決定を目的としたミーティングであるにも関わらず、何も決まらずに終わるパターンもあります。事前の準備、アジェンダの共有ができていない場合に多いパターンで、「では結論は次回の宿題で」的なあいまいな結論に落ち着いて、会議自体がまるまる無駄だったということになってしまいます。
ミーティングが無駄になる要因④：まったく発言しないメンバーがいる
まったく発言しない参加者がいる会議も無駄が多い可能性が高いです。
本来参加する必要がない人が参加している場合もあるでしょうし、参加すべき人、発言すべき人でありながら、進行がうまくいっておらず、発言機会が与えられない場合もあるでしょう。声の大きい人、よく喋る人、立場が上の人が一方的に話す会議は効率的ではありません。
ミーティングが無駄になるその他の要因
その他にも以下のようなことが当てはまる場合は改善すべきミーティングと言えるので、併せてチェックしてみてください。
- 実施目的が明確でない
- 一人一人の話が長い
- 進行役(ファシリテーター)が居ない
- 人の発言に対してまず否定から入る雰囲気
ミーティング(会議)の効果を高める5つのポイント
続いて、ミーティング（会議）の効果を高めるポイントをご紹介します。
ミーティングを行う際は、なぜそのミーティングを開催するのかという目的を明確にすることが何よりも重要です。
明確化した目的を、すべての参加者に周知しておくことも忘れてはいけません。
事前の備えをしっかりしておくことで、会議の開始と同時に本題に入ることができます。
ミーティング開催前に、ミーティングで議論する議題や事前に考えてきてほしいことなどを参加者に共有しておくことも、効果を高めるうえで重要なポイントとなります。
それにより、その場の思いつきや根拠のない話が会議を左右する無駄を防ぐことができます。
ミーティングの進行役、取りまとめ役であるファシリテーターの有無は、ミーティングの質に直結します。
といった役割を設けて、効果的にミーティングを進行しましょう。
ミーティングの目的や内容に応じた、適切なメンバーの選出も重要なポイントです。
「とりあえず関係者を全員呼んでおこう」といった決め方をせず、必要最小限のメンバーに抑えることで、密度の濃いミーティングにすることができます。参加しない関係者に対しては次に紹介する議事録を配布することで会議・ミーティングの内容を共有することができます。
最後のポイントは議事録を作成するという点です。
ミーティングで話したことや決まったことを文字データとして管理しておくことで、後々行う会議の振り返りや、「言った、言わない」のトラブル回避にも有効です。
ミーティングの議事録はメモ書き程度でもいいですが、下記のようなミーティングの場合、議事録を作成する効果が大きくなります。
議事録の作成には手間と時間がかかるというイメージがあるかと思いますが、ITツールを活用することで効率化が可能です。
スマホやICレコーダーで録音し、自動の文字起こしツールを活用すれば大幅に時短できます。
オンラインミーティングであれば、使用するツールの録画機能を使い、同じく自動文字起こしツールを活用して議事録を作成しましょう。
ポイント①：目的を明確にした上で周知する
ミーティングを行う際は、なぜそのミーティングを開催するのかという目的を明確にすることが何よりも重要です。
明確化した目的を、すべての参加者に周知しておくことも忘れてはいけません。
事前の備えをしっかりしておくことで、会議の開始と同時に本題に入ることができます。
ポイント②：事前に議題や考えてきてほしいことを共有
ミーティング開催前に、ミーティングで議論する議題や事前に考えてきてほしいことなどを参加者に共有しておくことも、効果を高めるうえで重要なポイントとなります。
それにより、その場の思いつきや根拠のない話が会議を左右する無駄を防ぐことができます。
ポイント③：ファシリテーターのアサイン
ミーティングの進行役、取りまとめ役であるファシリテーターの有無は、ミーティングの質に直結します。
- 話が逸れそうな時に本題に引き戻す
- 発言が少ないメンバーにも均等に話を振る
といった役割を設けて、効果的にミーティングを進行しましょう。
ポイント④：参加人数を必要最小限に抑える
ミーティングの目的や内容に応じた、適切なメンバーの選出も重要なポイントです。
「とりあえず関係者を全員呼んでおこう」といった決め方をせず、必要最小限のメンバーに抑えることで、密度の濃いミーティングにすることができます。参加しない関係者に対しては次に紹介する議事録を配布することで会議・ミーティングの内容を共有することができます。
ポイント⑤：議事録を作成する
最後のポイントは議事録を作成するという点です。
ミーティングで話したことや決まったことを文字データとして管理しておくことで、後々行う会議の振り返りや、「言った、言わない」のトラブル回避にも有効です。
ミーティングの議事録はメモ書き程度でもいいですが、下記のようなミーティングの場合、議事録を作成する効果が大きくなります。
- 重大な意思決定が行われる
- 参加していないメンバーにも会議内容を周知したい
- 「言った、言わない」のトラブルを回避したい場合
議事録の作成には手間と時間がかかるというイメージがあるかと思いますが、ITツールを活用することで効率化が可能です。
スマホやICレコーダーで録音し、自動の文字起こしツールを活用すれば大幅に時短できます。
オンラインミーティングであれば、使用するツールの録画機能を使い、同じく自動文字起こしツールを活用して議事録を作成しましょう。
会議やミーティングで議事録を作成するメリット
議事録を作成することには、以下のようなメリットがあります。
議事録の作成は、会議の内容を正確に文書化するための重要な手段であり、これにより、会議の内容や議論のポイント、意思決定事項、会議を受けてのTo Doの内容などを記録することができます。
議事録を作成することで、参加者は後々これを参照することができ、参加していない人に対して情報共有できます。
議事録は意思決定プロセスの透明性を高める役割も果たします。議論の経緯が文書化されるため、意思決定の根拠や結果を追跡し、必要な修正や改善策を検討することができます。
議事録はアクションやタスクの明確化と追跡に役立ちます。頭で理解したつもりで実際はわかっていなかったというケースは誰にでも起こり得ます。責任を明確にし、その後の行動を確認しやすくしておきましょう。
一部の会議や組織では、法的な証拠やコンプライアンスの要件を満たすために議事録の作成が必要です。また、一部の法的な規制や規約では、特定の情報や文書の保存と共有が要求される場合があります。
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会議内容の正確な記録
議事録の作成は、会議の内容を正確に文書化するための重要な手段であり、これにより、会議の内容や議論のポイント、意思決定事項、会議を受けてのTo Doの内容などを記録することができます。
議事録を作成することで、参加者は後々これを参照することができ、参加していない人に対して情報共有できます。
意思決定の透明性と追跡
議事録は意思決定プロセスの透明性を高める役割も果たします。議論の経緯が文書化されるため、意思決定の根拠や結果を追跡し、必要な修正や改善策を検討することができます。
責任の明確化と進捗管理
議事録はアクションやタスクの明確化と追跡に役立ちます。頭で理解したつもりで実際はわかっていなかったというケースは誰にでも起こり得ます。責任を明確にし、その後の行動を確認しやすくしておきましょう。
法的な証拠とコンプライアンス
一部の会議や組織では、法的な証拠やコンプライアンスの要件を満たすために議事録の作成が必要です。また、一部の法的な規制や規約では、特定の情報や文書の保存と共有が要求される場合があります。
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まとめとして
今回はミーティングの意味、ミーティングと会議の違い(同じように使われていることが多い)、ミーティングが無駄になる要因や、そうならないためのポイントについて解説しました。
ミーティングも会議も事業活動を進めるうえで重要なコミュニケーションの一つ。
議題を周知し、進行役を置くことで会議をスムーズに行い、議事録を作成することで会議の決定事項がしっかりと確認できるよう対策し、ぜひ、質の高い会議やミーティングを実現してください！
ミーティングも会議も事業活動を進めるうえで重要なコミュニケーションの一つ。
議題を周知し、進行役を置くことで会議をスムーズに行い、議事録を作成することで会議の決定事項がしっかりと確認できるよう対策し、ぜひ、質の高い会議やミーティングを実現してください！
